Microsoft 365 Copilot Business: Lohnt sich das für kleine Teams?

Lange war Microsoft 365 Copilot vor allem ein Thema für Grossunternehmen. Seit Dezember 2025 gibt es mit Copilot Business eine Variante für Firmen mit bis zu 300 Nutzern, ohne Mindestanzahl an Lizenzen. Für viele Schweizer KMU stellt sich damit erstmals ernsthaft die Frage: Lohnt sich das?

Was Copilot Business kostet

Laut Microsoft-Partnerangaben kostet Copilot Business rund 21 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, mit einer Aktion von 18 Dollar bis Ende 2026. Monatlich kündbar ist es teurer. In der Schweiz wird der Preis in Franken ausgewiesen. Dazu kommt die bestehende Microsoft-365-Lizenz, zum Beispiel Business Standard oder Premium.

Was Copilot im Alltag kann

• Outlook: lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antwortentwürfe schreiben.
• Teams: Besprechungen protokollieren, Aufgaben und Entscheide festhalten.
• Word und PowerPoint: aus Notizen oder bestehenden Dokumenten Entwürfe erstellen.
• Excel: Daten auswerten und Formeln erklären lassen.
• Suche über alles: «Was haben wir dem Kunden X im Frühling angeboten?» Copilot durchsucht Mails, Chats und Dateien, auf die Sie Zugriff haben.

Die wichtigste Voraussetzung: aufgeräumte Berechtigungen

Copilot sieht alles, was der jeweilige Nutzer sehen darf. Wenn in Ihrem SharePoint jahrelang Ordner «für alle» freigegeben wurden, findet Copilot plötzlich auch Lohnlisten oder vertrauliche Offerten. Bevor Sie Copilot einführen, sollten Sie Freigaben prüfen und sensible Daten sauber abgrenzen. Das ist meist der grösste Aufwand, und er lohnt sich auch ohne KI.

Für wen es sich lohnt

Eine einfache Faustregel: Wenn Copilot einer Person pro Monat rund eine Stunde spart, sind die Lizenzkosten gedeckt. Das gelingt meist bei Rollen mit viel E-Mail, vielen Besprechungen und vielen Dokumenten, etwa Geschäftsleitung, Verkauf oder Projektleitung. Für Mitarbeitende, die selten am Computer arbeiten, reicht oft das kostenlose Copilot Chat.

Unser Vorschlag

1. Mit drei bis fünf Lizenzen für die Rollen mit dem grössten Nutzen starten.
2. Vorher Berechtigungen in SharePoint und OneDrive prüfen.
3. Nach zwei Monaten Bilanz ziehen und erst dann ausweiten.

Copilot oder eigene KI-Lösung?

Copilot ist stark für allgemeine Büroarbeit. Für firmenspezifische Abläufe, etwa Offerten aus Ihrer Preisliste oder Auswertungen aus Ihrer Branchensoftware, ist eine eigene, gezielte Automatisierung oft wirksamer. Beides schliesst sich nicht aus. Im Rahmen unserer IT-Betreuung richten wir Copilot sicher ein, und über KI & Automatisierung bauen wir, was Copilot nicht abdeckt.